社労士事務所と会社のコミュニケーションツール、何を使えば良い？

こんにちは。

社会保険労務士事務所を開業し、クライアントさんとのやり取りも増えてきました。

その際に、日々のコミュニケーションのためにメール以外の「チャットツール」を活用することのメリット

そして、ツールの活用方法をご紹介していきたいと思います。

★メール以外のチャットツールを活用するメリット

メールは、クライアントとの連絡には欠かせないものです。

ですが、毎回

「お世話になっております、●●事務所の☓☓でございます。」

からはじまり

「何卒宜しくお願い申し上げます。」

という決り文句で締める。

ビジネスマナーでも学習しますよね。

堅苦しいですし、その文章を入力するのも時間がかかります。

チャットツールを使うことで

●気軽に要件を伝えられる。

●気軽さゆえに短文でも失礼に当たらない

●短文でも良いため時短ができる

こういったメリットがあります！

当事務所で利用しているツールを3つ、今回はご紹介いたします。

①Chatwork

ビジネスではよく利用されているチャットツールではないでしょうか。

クライアント毎に「グループ」を作ることが出来、そのグループ内でチャットをすることができます。

勿論個人へのダイレクトメッセージも送信できます。

何よりも、pdfやEXCELなどの書類のやり取りがチャット上で気軽に出来、

話題の履歴も遡って確認ことができます。

さらに、Chatwork LIVEという機能で

無料電話（ビデオ通話）も出来ます。

電話代がかからないのもメリットなので

例えば、電話番号がわからなくても直接コミュニケーションが取れるのです。

タスク管理機能や、最近ではブックマーク機能も追加されました。

大事だなと思ったチャットをブックマークして

ブックマークリストから確認することができます。

これにより、返信漏れの心配もなくなります。

ChatWorkはメールアドレスさえあれば、まずは無料で使ってみることができます。

無料なのは期間限定ではなく（2021.7現在）

グループ作成数の上限や

やり取りできるデータの容量に制限があるものの

電話機能やタスク管理機能等は使えますので

無料プランであっても機能的に困るということはそうそうないです。

※やり取りしたデータは、適宜保存しておく必要はありますけどね。

アップグレードしたプランだと

広告が表示されなくなったり、

作成できるグループが無制限だったり

やり取りできるデータ容量が増えたり

というメリットがあります。

それでも月500円（2021.7時点）とかなので

経済的ダメージは少ないです。

クライアントを多数担当するとこになったら

クライアント毎にグループを作成して、

そのグループの中で、話題を追えるので

とても重宝しています。

②slack

こちらもよくビジネスでは使われています。

話題によって「チャンネル」というトピックをつくり、

トピックごとに会話がそれぞれ繰り広げられています。

例えば、「●●株式会社」というスペースの中に

「労務の話をするための場所（チャンネル）」や

「経理の話をするためのチャンネル」

「雑談をするためのチャンネル」

というのがあり、

労務のチャンネルでは、勤怠の話や給与計算の話題がチャットで飛び交っている

というようなイメージです。

この「チャンネル」は、参加できるメンバーを限定することもできます。

これを「プライベートチャンネル」とよび、

招待された人（アカウント）のみがその話題に参加できます。

たとえば給与に関する話題を全従業員に大々的には出来ないなぁ

というときは

給与計算担当と給与を決定する経営者のみがチャンネルに参加できる

というような使い方をします。

ChatWorkとは違い、

主に社内用コミュニケーションツールとして利用している会社が殆どかと思います。

ですが、slackでも外部の人を招待して、社内の人とコミュニケーションを取ることも可能です。

たとえば社労士として会社のslackに招待してもらうことで

普段やり取りをしている労務担当の方以外の社内の人からの質問に直接答えることもできますし

何より、1メンバーとして、社内の様子も把握しやすくなります。

会社のカラーがとてもわかるツールなので

外部専門家としては、より会社の実態に寄り添って制度設計が出来たり、提案が出来たりします。

slackにも無料版や有料版のプランがあります。

無料版だと、データのやり取りの容量や過去の話題が見られなくなったりしてしまうことがあるようです。

③LINEWORKS

皆さん恐らくプライベートの連絡手段として使っているであろう

LINEのビジネス版です。

導入のメリットは何よりも

普段使いのLINEのアカウントも使えるため

コミュニケーションツールとして導入するのにハードルが低い

ということだと思います。

たとえば、会社の社長さんと連絡を取るなんてときは

社長さんに、こちら（事務所）のビジネス用LINEアカウントを友だち登録してもらい、

普段のLINEを立ち上げて

普段と変わらない形でコミュニケーションを取るだけです。

導入の手間は「友だち追加」たけで、その他はプライベートと同じです。

導入コストもかかりません。

忙しい経営者の方との連絡手段としては非常に有効です。

ただ労務担当の従業員の方の個人のLINEアカウントに友だち追加してもらったときは

やっぱり「仕事」と「プライベート」を分けたいこともあるでしょうから

あまり送りすぎてしまわないようにしないとですね！

いかがでしたでしようか。

チャットツールと一概にはいっても

それぞれ得意分野が違うため

使用シーンは様々です。

当事務所ではクライアント様の実態に合わせた

コミュニケーションツールの活用を推進しております。